Upphandling verksamhetssystem

Arbetet fortsätter…

Nu är dags att uppdatera er lite om hur arbetet kring upphandling av ny lärplattform fortskrider.

Under arbetsgruppens möte diskuterade vi de olika processer som vi gör i Edwise, och utifrån detta blev det tydligt att flertalet processer inte alls görs i Edwise, utan i det administrativa systemet Procapita. Alla tjänster nås genom Edwise och det kan vara klurigt att upptäcka att man egentligen arbetar i olika system. Den upphandling vi nu gör gäller endast de processer som vi gör i Edwise. Bild 1 visar vad vi medarbetare gör i Procapita och bild 2 visar det som vårdnadshavare gör i Procapita.

Bild 1. Procapita för medarbetare
Bild 2. Propcapita för vårdnadshavare

Sedan införandet av Edwise (år 2012) har vår IT-miljö förändrats. Flertalet av de processer som vi tidigare använde Edwise till har vi redan nu andra system för. Ett exempel på detta är samarbete i dokument, där vi tidigare använde filsystemet i Edwise, men nu istället har övergått allt mer till Google Dokument. En stor del av upphandlingsarbetet är att bena ut de processer som vi vill eller behöver använda en lärplattform för och vilka vi vill eller kan göra i andra system. Framförallt är det G suite som vi redan nu använder för flera av de processer som vi tidigare använde i Edwise och som skulle kunna användas ännu mer. Bild 3 visar de processer vi kan använda i G suite och bild 4 de processer som vi behöver en lärplattform för.

Bild 3. Saker vi kan göra i G Suite
Bild 4. Söker nytt system för

Den stora anledningen till att vi inte kan använda G suite till allt är att det i G suite inte får förekomma känsliga personuppgifter, såsom summativa omdöme och dokumentation kring utvecklingssamtal.

Just nu har vi två enkäter ute för att hjälpa oss vidare i arbetet. En som riktar sig till medarbetare där frågorna även handlar om uppdelning av var vi gör olika saker. Den andra är för vårdnadshavare där vi lyssnar in erfarenheter, behov och önskemål. Enkäterna når du genom Edwise.

För oss har det varit viktigt att få en bild över vad marknaden kan erbjuda. Därför har vi haft visning från flera större leverantörer av lärplattformar. De lärplattformar vi har sett (eller kommer att se) är Infomentor, IST, It´s Learning, Schoolsoft, Tieto Education, Unikum samt Vklass. Vi har även skickat ut en RFI (Request For Information), det är en samling frågor som vi ställer till leverantörer av lärplattformar för att få en bild av vad marknaden kan erbjuda. RFI´n är publicerad i den tjänst vi använder vid upphandling, Opic.

Sammantaget kommer detta förarbete (kartläggning av processer och behov, insikter vid visningar, svar på RFI och enkäter) utgöra underlag för den kravspecifikation som vi kommer att gå ut med vid upphandlingen. Arbetsgruppen kommer att ha sitt nästa möte i slutet av november och då börjar vi sammanställa allt.

/Malin

Kommentera