Upphandling lärplattform

Upphandling klar! Del 6

Då var sommaren kommen, och enligt vår upphandlings-tidsplan skulle vi skriva kontrakt med ny leverantör i juni. Så blev också fallet.

Vi backar bandet några månader. Sist vi uppdaterade här var upphandlingen ute för att ge leverantörer möjlighet att lämna anbud. På vår upphandling svarade två leverantörer. Vi följde en arbetsgång för att granska, bedöma och värdera de underlag vi fick:

  1. Upphandlingsenheten gjorde den första kontrollen som innebar att säkerställa att anbuden kvalificerade sig för upphandlingen, med fokus på de icke-verksamhetsnära ska-kraven, exempelvis med kontroll av företaget i stort.
  2. Upphandlingsenheten utvärderade de prisuppgifter som lämnats in och det blev vår första jämförelsepunkt.
  3. Styrgruppen fokuserade därefter på att granska alla mer verksamhetsnära ska-krav i anbuden.
    • De grundläggande kraven (samtliga ska-krav) uppfylldes av båda leverantörerna.
  4. Därefter tittade styrgruppen på hur leverantörerna svarat att de uppnådde de bör-krav som ställdes. En uträkning gjordes som blev vår andra jämförelsepunkt.
  5. I nästa steg bjöds arbetsgruppen in, de personal i vår verksamhet som varit med och tagit fram upphandlingsunderlaget. 13 nyfikna, kritiska tjänstepersoner gick på djupet i underlaget; granskade och värderade olika scenarier. Som underlag fanns filmer som visade processer samt demo-inlogg för att testa själva. Resultatet sammanställdes och det blev vår tredje jämförelsepunkt.
  6. Upphandlingsenheten bistod därefter med, att utifrån en mervärdesmodell, räkna samman resultaten från de olika jämförelsepunkterna och det gav oss ett slutligt resultat.

Det kan vara värt att lyfta att den leverantör som vann upphandlingen hade bäst resultat på alla tre jämförelsepunkterna.

Därmed hälsar vi Unikum – Unikt lärande AB välkomna som ny leverantör av lärplattform!

Summa summarum, att upphandla en lärplattform är ett stort arbete. Vi är överlag nöjda med hur vi har lagt upp processen. Det har varit viktigt att hålla processen transparant och här har blogginläggen varit en del av det som synliggjort vårt arbete. Att engagera och lyssna in berörda har också varit centralt. Här har vi i flera delar; enkät och delaktighet i arbetsgrupp, fått med både personal och vårdnadshavare. Önskvärt hade varit om vi lyssnat in eleverna mer direkt samt om några elever varit med i vår arbetsgrupp. En sak att ta med sig. Tidsplanen har varit tajt och vi har arbetat intensivt i perioder, men den har hållt.

Tidsplanen framöver följer ursprungsplanen; med tekniskt leverans under sommaren och anpassningar, utbildningar samt implementering under hösten. 190101 lämnar vi Edwise helt och då ska Unikum vara i full, skarp drift.

Fortsättning följer….

Ett förtydligande:
Arbetsgruppen: Representanter från alla förskole- och skolenheter samt förvaltning, med olika roller så som pedagogisk personal, administratörer, skolledare och vårdnadshavare.
Styrgruppen: Skolchef, IT-chef, enhetschef för upphandling, kvalitets- och utvecklingsledare, IKT-administratör samt representant från gymnasiet.

Kommentera

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.